Bli en fena på digitala möten – läs vår guide

– Möten, Digitalisering, Organisation –

Bli en fena på digitala möten – läs vår guide

– Möten, Digitalisering, Organisation –

Med den rådande pandemin så har många nu fått omlokalisera till mer eller mindre tillfälliga hemmakontor. Med det kommer även ett gäng utmaningar, såsom hur vi bättre kan känna oss sammankopplade över distans. 

Där flytten från kontoret och hem kan kännas ganska bra, då långa pendlingstider försvinner och vardagen kan bli lite mer flexibel, så är det många som kämpar med de utmaningarna som kommit med en sådan snabb förflyttning.  Där en känsla av ensamhet kan infinna sig och där svårigheter ofta kommer i form av att bibehålla kontakt med kollegorna på distans, samt en mer och mer försvunnen gräns mellan hemmet och jobbet. Där distraktionerna kan hopa sig, och det kan vara svårt att komma in i det där jobbläget som gör att de distraherande elementen kan ignoreras.

Det här vill vi självfallet hjälpa dig med, vilket är varför vi satt i hop den lilla listan här nedan som ger dig en bild på hur du med Meeting Maker som verktyg kan möta kollegorna digitalt – och göra det på det mest effektiva, roliga och givande sättet möjligt. Där deltagarna känner sig sammankopplade, och på riktigt lämnar mötet med mer energi än de hade tidigare.

Bli pilot

Som första steg i denna resa kan du med fördel bli pilot för Meeting Maker. Detta innebär att du får första tjing på att använda vår plattform, och att du redan nu kan börja hålla möten med den uppsjö av funktioner som redan är live i tjänsten. Allt vi kräver är att ett faktiskt möte hålls och att vi får lite feedback på hur vi kan göra tjänsten ännu bättre, och allt du behöver göra är att gå hit och skriva in dina detaljer. Sedan kontaktar vi dig med inloggningsdetaljer och hjälper dig igång.

Skapa ett möte – tillsammans

Sedan börjar det roliga, och du kan nu planera och skapa digitala möten som gör det enklare att bibehålla kontakten med kollegor och team, samarbeta över distans och skapa verklig energi i organisationen. Där du med fördel kan bjuda in kollegor att hjälpa dig med skapandet och strukturerandet av mötet – om du inte vill göra det helt själv –  och med det börja samarbeta redan innan ni ens kör mötet i fråga. Använd checklistan för att strukturera de punkter som behöver göras innan mötet sker, sätt en deadline och prio-ordning och delegera till de kollegor som är med och sätter upp mötet. Är det någonting som du behöver diskutera med samarbetande kollegor så kan du skriva i gruppchatten eller skicka ett email till kollegorna direkt via Meeting Maker, och är det något material som ska distribueras innan möte så laddas det enkelt upp i Meeting Maker och blir tillgängligt för deltagarna då de går in i mötet.

Med detta blir det både roligare och enklare att planera och sätta upp möten, samtidigt som det redan i det här skedet kan underlätta kontakten och samarbetet med teamet och sätta en bra bas för ett effektivt och engagerande möte.

Sätt struktur med agendan

Ett effektivt och engagerande möte behöver dock någonting mer. Deltagarna sitter ju antagligen själva just nu, och kan behöva lite hjälp för att hålla de där distraktionerna på en armlängds avstånd. Och ett första steg mot detta mål är att att ha en klar struktur som är enkel att följa under mötets gång. Där Meeting Makers agendafunktionalitet hjälper er med den strukturen, och låter er sätta upp en klar och tydlig agenda med en variation av aktiviteter  – exempelvis interna presentationer, uppladdade videos, externa talare (som kan bokas direkt via tjänsten) eller enkla teamaktiviter där alla samlas och kan samtala. Agendan med satt struktur kommer sen synas för deltagarna under mötets gång, och de kan enkelt följa med i mötesprogressen och snabbt se var i mötet ni befinner er – om de skulle råka tappa fokus i ett ögonblick. På så sätt blir det mycket enklare för alla att följa mötets alla steg och ta in den information som ges. Vilket i sig även gör sitt för engagemanget, men som även blir bättre med nästa punkt i vår lilla lista.

Lägg till aktivering och interaktion

Interaktion är ledordet för att bibehålla engagemang hos deltagarna under ett digitalt möte, någonting som gör stor skillnad både för mötets effektivitet och för att säkra att deltagarna faktiskt deltar och känner sig som en del av teamet som möts. Där Meeting Makers aktiveringsfunktionalitet ger dig möjlighet att lägga in pulsfrågor i agendan och visa resultat i realtid, ställa quiz frågor och sedan diskutera resultat eller dela upp deltagarna i breakout rum för att samtala i mindre grupper. Eller, varför inte uppmuntra interaktion i chatten – där deltagarna kan ställa frågor, kommentera eller svara?

Sättet som du väljer att aktivera deltagare kommer antagligen bero på den typ av möte som ska köras, men oavsett typ så är interaktionen och en kontinuerlig aktivering av deltagarna vital, och nu är det bara att bestämma hur du ser att ni bäst gör detta.

Bjud in deltagare

Ok. Så du har satt agendan och strukterat de punkter och aktiviteter som mötet ska innehålla. Nu är det bara att bjuda in deltagare, innan det har blivit dags att köra mötet.

Även detta kan du göra direkt via Meeting Maker, där du kan ladda upp excelfiler med deltagares namn och email eller lägga in deltagare manuellt. Inbjudningsmejl kan sedan skickas på direkten eller senare, och antingen gå ut som en direktlänk till mötet eller som en anpassad inbjudan där deltagare bekräftar om de kan delta eller ej – och först får länk till mötet då de sagt ja. En trevlig touch, tycker vi, som även ger dig chansen att i realtid se status på deltagare och säkra hur många som faktiskt kommer delta.

Säkra det tekniska

Innan mötet faktiskt hålls så är det en bra idé att kika lite extra på den tekniska biten – för att mötet ska kunna hållas så effektivt som möjligt och så att alla deltagare ska kunna få samma upplevelse. Här handlar det om att:

  • Kontrollera att nätverket du ska använda är stabilt och snabbt,
  • Komma ihåg att ha laddningssladden i datorn då mötet körs,
  • Säkra att mikrofon och kamera fungerar, och att kameran inte är ”för” avancerad (en 1080p kamera brukar exempelvis fungera mycket bra, medan en 4K kamera kan leda till förseningar).
  • Om möjligt inte ha en mängd program på i bakgrunden då mötet körs.
  • Säkerställa att inga interna branväggar förhindrar kamera eller mic från att öppnas.

Du kan även med fördel påminna deltagarna om ovan (eller dela den här lilla listan), så att alla är med på detta och är helt redo att köra.

Kör mötet

Nu har det blivit dags att köra. Deltagarna väntar, och du kan nu starta mötet som moderator. En särskild roll och funktionalitet som gör att du smidigt kan leda mötet framåt och gå mellan aktiviteterna, introducera talare och presentatörer, öppna en whiteboard och visualisera idéer eller begära feedback under mötets gång. Och glömmer du det sistnämnda är det ingen fara, då ett feedbackformulär triggas när du avslutar mötet.

Med Meeting Maker kan vem som helst bli ett mötesproffs, och en absolut fena på att köra och delta i digitala möten. Någonting som gör det enklare att möta människorna i organisationen på ett smidigt sätt, och speciellt nu när många jobbar på distans och behöver samlas digitalt för att samtala och samarbeta, känna tillhörighet och må bra. Samtidigt som alla de möten som behöver hållas kan bli mycket effektivare och roligare på samma gång – så att deltagarna på riktigt lämnar mötet med mer energi än när de kom dit.

Vill du bli pilot redan nu, och börja köra Meeting Maker för att koppla ihop teamet nu när alla är utspridda? Då är det bara att klicka här så hjälper vi dig vidare.